Uma nova governança para o Sistema de Fiscalização de Produtos Controlados.
- INTRODUÇÃO
Este documento apresenta o planejamento e os resultados já alcançados para otimizar a gestão do Sistema de Fiscalização de Produtos Controlados (Sis FPC) e implantar uma nova governança para o Sistema.
A implantação dessa nova governança provocará verdadeira transformação do Sis FPC, com mudanças significativas em seus pilares, como a estrutura organizacional, os seus processos, a legislação que o regula, a gestão de seus recursos humanos, entre outros.
É um esforço coletivo, conduzido pelo COLOG, pela DFPC e pelas RM, voltado para a melhoria da capacidade de prestação de um serviço de grande importância para a Sociedade Brasileira.
- BREVE HISTÓRICO
Motivado pela necessidade de dar um tratamento especial ao tema Fiscalização de Produtos Controlados, o Comando do Exército, em julho de 2015, decidiu instituir o Grupo de Trabalho que foi denominado de Grupo de Trabalho – Produtos Controlados, que passou a ser conhecido como GT PRODCON, constituído pormilitares pertencentes ao GabCmtEx, ao EME, ao COLOG, ao DGP, ao COTER, ao DCT e ao CCIEx.
O GT PRODCON recebeu como missão “Estudar e propor ações para otimizar a gestão da avaliação e fiscalização de produtos controlados no âmbito do Exército Brasileiro. ”
Ao final dos trabalhos do GT PRODCON, em 11 SET 2015, não se encerrou o desafio de otimizar a gestão de uma Diretoria que não acompanhou a evolução sofrida pelo Sistema do qual ela faz parte, como grande protagonista. Os trabalhos prosseguiram com a busca de conquista das metas estabelecidas, para o curto prazo (31 DEZ 2015), o médio (31 DEZ 16) e o longo (a partir de 2017) prazos.
O acompanhamento dessas fases e suas metas foi realizado pelo Grupo de Acompanhamento (GA-PRODCON), instituído pela Portaria Nr 204 – EME, de 10 Set 2015, a quem coube fazer com que os trabalhos prosseguissem, implantando as bases de um sistema transformado, moderno e eficaz, utilizando como modelo motivador o seu novo lema: “ DFPC você pode confiar.”
A partir das conclusões advindas dos estudos levados a cabo pelo GT-PRODCON, tornou-se clara a necessidade de alinhamento das ações institucionais com os interesses do Exército, da Sociedade Brasileira e dos usuários do Sistema de Fiscalização de Produtos Controlados (Sis FPC).Esta necessidade impunha, assim, a implantação de uma nova governança corporativa para o Sis FPC.
Neste contexto, governança será entendida como “os mecanismos de liderança, estratégia e controle[1] postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade. ” (Fonte: Dez Passos para a boa governança – TCU).
Esta nova governança do Sis FPC tem como princípios:
- Busca pela efetividade, eficácia e eficiência;
- Transparência de seus atos;
- Participação dos diversos usuários e integrantes do sistema nas suas atividades;
- Orientação para o usuário;
- Gestão de riscos; e
- Accountability[2].
A implantação dessa nova governança está exigindo uma significativa modificação dos pilares do Sis FPC, sendo executada por meio da ferramenta do Planejamento Estratégico Organizacional e consolidada no Plano de Gestão da DFPC 2015/ 2016.
- A MISSÃO DA FISCALIZAÇÃO DE PRODUTOS CONTROLADOS
A missão da Fiscalização de Produtos Controlados tem respaldo no inciso IV do Art 21 da Constituição Federal:
Art. 21. Compete à União:
(…)
VI – autorizar e fiscalizar a produção e o comércio de material bélico;
Este texto vem sendo regulado por uma série de dispositivos legais, desde 1934, que atribuíram ao Comando do Exército, com pequenas variações ao longo desse período, a missão de regular, autorizar e fiscalizar o exercício das atividades de fabricação, comércio, importação, exportação, utilização, prestação de serviços,colecionamento, tiro desportivo e caça com produtos controlados.
Desta forma, a missão de FPC é uma ação finalística do Exército, que a cumpre por meio do seu Sistema de Fiscalização de Produtos Controlados.
Da análise dessa missão, infere-se que cabe ao COLOG, por meio da DFPC, gerir o Sistema de Fiscalização de Produtos Controlados, a fim de permitir ao Exército Brasileiro o cumprimento da missão de regulamentação, autorização e fiscalização das atividades referentes à produção, à utilização, à exportação, à importação, ao desembaraço alfandegário, ao armazenamento, ao comércio e ao tráfego de produtos controlados pelo Exército, inclusive o registro e o porte de trânsito de arma de fogo de colecionadores, atiradores e caçadores.
A missão-síntese da DFPC, é, portanto, supervisionar o Sistema de Fiscalização de Produtos Controlados.
Neste mister, cabe definir Produto Controlado pelo Exército:
É aquele cujo poder de destruição, ou outra propriedade, pode causar danos a pessoas ou coisas e deve ter suas atividades restritas a pessoas físicas ou jurídicas legalmente habilitadas. (R-105)
Incluem-se, neste conceito, o armamento, a munição, os explosivos, os produtos químicos iniciadores de armas químicas, os produtos pirotécnicos, as blindagens balísticas e outros produtos que, por suas características intrínsecas, possam causar danos à integridade das pessoas ou seu patrimônio, indicando a necessidade de controle da posse, da propriedade e do exercício de atividades com esses produtos, tanto por pessoas físicas como jurídicas.
A Fiscalização de Produtos Controlados (FPC) tem, assim, os seguintes impactos junto à Sociedade:
– desenvolvimento e proteção à Indústria Nacional, pelas ações de avaliação de produtos e controle do comércio exterior desses bens;
– mobilização nacional, pelo levantamento de dados relativos a diversos aspectos integrantes da cadeia produtiva de produtos de interesse da Defesa; e
– segurança pública e defesa nacional, pelo conhecimento e fiscalização das pessoas físicas e jurídicas autorizadas a exercerem as atividades relativas a PCE.
- VISÃO e PRINCÍPIOS
A Visão de Futuro da DFPC é:
Até 2022, por meio de um processo de transformação, ser capaz de supervisionar, com total efetividade, as atividades de fiscalização de produtos controlados com agilidade, qualidade e transparência, de modo a ser reconhecida pela sociedade como instituição essencial para garantir a segurança nacional e a tranquilidade pública. (Plano de Gestão DFPC 2015-16)
Foram elencados os seguintes princípios e valores para o Sistema:
- DEVER
- ÉTICA
- PROBIDADE
- CORAGEM
- COMPROMETIMENTO
- TRANSPARÊNCIA
- COMPETÊNCIA
- ESPÍRITO PÚBLICO
- DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ANTERIOR
Diversos foram os diagnósticos elaborados em relação às deficiências do Sistema de Fiscalização de Produtos Controlados. Dentre eles, destacam-se dois: o realizado pelo GT-PRODCON e aquele elaborado pelo Escritório de Processos do Exército (EPOEx), por meio de uma empresa contratada.
Sumariamente, ambos os diagnósticos apontam para a ineficiência e ineficácia do Sis FPC, apontando, como principais causas intervenientes dos problemas verificados, as seguintes:
- Sistemas de TI inadequados;
- Falta de treinamento e capacitação;
- Escassez de pessoal;
- Legislação desatualizada;
- Deficiências no planejamento estratégico;
- Condições do ambiente de trabalho;
- Limitações na governança do Sistema FPC;
- Baixa interação com usuários;
- Deficiência na C Intlg;
- Falta de metodologia para o planejamento orçamentário;
- Falta de recursos para as Op FPC; e
- Falte de padronização de procedimentos para Op FPC.
- OBJETIVOS, ESTRATÉGIAS E AÇÕES A REALIZAR
A implantação das ações propostas pelo GT-PRODCON foi precedida pela elaboração do Planejamento Estratégico da DFPC, consolidado no seu Plano de Gestão, que, a partir da análise de sua missão e dos diagnósticos da situação, elencou objetivos estratégicos e estratégias em todas as áreas de atuação do Sistema de Fiscalização de Produtos Controlados (SisFPC). Como consequência, foram planejadas e adotadas medidas nas áreas de Gestão de Pessoas, Relações Institucionais, Controle Interno, Tecnologia da Informação, Estrutura Física e Organizacional, Processos, Legislação, Operações de Fiscalização de Produtos Controlados, com a implantação de uma nova Governança para o Sis FPC.
O Mapa Estratégico da DFPC resume os principais aspectos contidos no Plano de Gestão.
Fig1 – Mapa Estratégico da DFPC
Os Objetivos Estratégicos levantados no Plano de Gestão são os seguintes:
- OFPC 01: Implantar um novo e efetivo sistema de fiscalização de produtos controlados.
- OFPC 02: Supervisionar o SisFPC, fiscalizando, orientando e controlando as atividades exercidas por pessoas físicas e jurídicas, que envolvam produtos controlados pelo Exército.
- OFPC 03: Regulamentar, fiscalizar e autorizar as atividades de pessoas físicas e jurídicas referentes ao trabalho com produtos controlados.
- OFPC 04: Assegurar aos usuários do SisFPC a prestação de um serviço de qualidade, fortalecendo a imagem do Exército Brasileiro.
- OFPC 05: Assegurar uma eficiente gestão orçamentária, financeira e patrimonial.
- OFPC 06: Valorizar e aperfeiçoar os Recursos Humanos da DFPC e do SisFPC.
Para alcançar esses objetivos, foram adotadas ações de curto e médio prazo nas áreas da Gestão de Pessoas, Relações Institucionais, Controle Interno, Tecnologia da Informação, Estrutura Física e Organizacional, Processos, Legislação e Operações de Fiscalização de Produtos Controlados.
De fundamental importância foi a reorganização da DFPC, levada a cabo após rigoroso estudo da missão do Sistema de Fiscalização de Produtos Controlados e da própria Diretoria, além dos processos finalísticos e de apoio sob sua responsabilidade.
Deste estudo, resultaram uma nova estrutura organizacional da DFPC, o mapeamento e melhoria de processos a seu cargo, a criação de mecanismos de controle interno e o aprimoramento do funcionamento do SisFPC.
Foram identificados que os três macroprocessos finalísticos do Sis FPC são os seguintes:
Fig2 – Macroprocessos do Sis FPC
A partir desses macroprocessos, foram elencados e mapeados os processos finalísticos e de apoio, imprescindíveis ao cumprimento da missão.
Deste mapeamento de processos surgiu a estrutura organizacional da DFPC, abaixo descrita
Fig3 – Novo organograma da DFPC
Também foi fruto deste mapeamento a melhoria paulatina dos diversos processos finalísticos da DFPC, procurando-se seguir as seguintes ideias-chave:
- Racionalização
- Descentralização
- Segregação de funções
- Aumento do Controle
- Incremento da segurança orgânica
- Capacidade de Auditoria do Sistema
O mapeamento dos processos finalísticos do Sis FPC, atualmente em curso sob a orientação da DFPC, busca obter a padronização de ações e procedimentos entre as RM, permitindo, por meio da criação de um sistema de indicadores, a medição do desempenho do Sistema.
A estrutura sistêmica da Fiscalização de Produtos Controlados foi aperfeiçoada, por meio da melhoria dos meios de interação da DFPC com os Serviços Regionais de Fiscalização de Produtos Controlados (SFPC), não só pela ligação física, maspela adoção de práticas de coordenação ao longo de toda a rede. Processos a cargo das RM também estão sendo mapeados, de maneira a possibilitar a padronização de ações e busca disseminar as melhores práticas.
Além dessas medidas, estão sendo seguidas as estratégias a seguir relacionadas, com as principais ações implantadas:
Projetar a imagem de efetividade do SisFPC
Para tal, houve uma grande integração com o CCOMSEx e com a Assessoria Parlamentar do Gabinete do Comandante de Exército, que procuraram divulgar a nova imagem pretendida. Além disso, a criação da Seção de Relações Institucionais da DFPC mostrou-se bastante acertada.
O contato com os usuários do SisFPC foi incrementado por meio de medidas tais como:
- a elaboração do Plano de Comunicação Social para o Sis FPC;
- a melhoria da página da DFPC na internet;
- a criação do Espaço CAC, com um fórum online, que permite a interação do Sistema com os Colecionadores, Atiradores e Caçadores;
- a realização de seminários e encontros, como o Seminário dos integrantes da cadeia de utilização de explosivos, a reunião com os CAC em Brasília-DF, e o Seminário sobre blindagens, em São Paulo – SP;
- as visitas institucionais e palestras junto a empresas controladas pelo sistema e federações, como a Associação Brasileira da Indústria de Defesa e a Federação das Indústrias do Estado de São Paulo;
- a edição do Guia de Comunicação Social para o Sis FPC, com recomendações para o trato com os diversos públicospelos órgãos do Sistema; e
- a criação de uma pesquisa de opinião online para os usuários do Sis FPC.
Adaptar a infraestrutura física da DFPC e das instalações do SisFPC para as suas novas demandas
Neste mister, foram realizadas obras de adequação da DFPC a sua nova estrutura organizacional e de pessoal, favorecendo a produtividade e o controle dos trabalhos.
Projeta-se a necessidade de melhoria nas instalações dos SFPC de RM e OM, especialmente no sentido da melhoria das condições de trabalho e de atendimento ao público.
Proteger o SisFPC de ameaças ao conhecimento, pessoal, material e meios de TI
Um dos projetos nesta área foi a implantação do Plano de Desenvolvimento de Contra Inteligência (PDCI), com seus diversos planos subordinados (NORMAS PARA A PROTOCOLIZAÇÃO E TRAMITAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO; SEGURANÇA DE UTILIZAÇÃO NOS MEIOS DE TI; CADASTRAMENTO E DESCADASTRAMENTO DE USUÁRIOS; ACESSO À DFPC; DESTRUIÇÃO E INCINERAÇÃO DE DOCUMENTOS; OFICIAL DE SEGURANÇA ORGÂNICA).
Tem havido um trabalho integrado junto ao CIEx de maneira que haja reavaliações periódicas do PDCI e de sua implementação.
Uma outra vertente desta ação é a implantação da Seção de Auditoria do Sis FPC, que irá garantir o controle interno do Sistema, utilizando a Gestão de Riscos como ferramenta.
Atualizar a legislação que regula o SisFPC e o funcionamento da DFPC
Toda a legislação que rege o Sis FPC (R-105 e as quase 80 portarias que o regulam) estão em fase de revisão.
Está sendo elaborado um novo Regulamento de Fiscalização de Produtos Controlados, cuja proposta está prevista de ser encaminhada ao EME, para posterior trâmite junto ao Poder Executivo (por tratar-se de Decreto) até o final do primeiro semestre de 2016.
Além desse Regulamento, estão previstas a elaboração de uma Instrução Geral de Fiscalização de Produtos Controlados e Instruções Reguladoras subsequentes.
Faz parte do projeto de atualização da Legislação a elaboração do Regulamento e do Regimento Interno da DFPC.
Estão, ainda, sendo elaborados Guias práticos para facilitarem o acesso dos usuários à legislação de maior interesse.
Realizar Op FPC sob a supervisão da DFPC e apoiar as Op regionais
As Operações de Fiscalização de Produtos Controlados foram executadas com grande intensidade, buscando, dentre outros objetivos:
- Ampliar sensivelmente as ações de Fiscalização de Produtos Controlados (FPC).
- Possibilitar o emprego do Princípio de Guerra da Massa nas Operações, proporcionando maior efetividade às Operações.
- Intensificar as operações em ambiente interagências na FPC.
- Fortalecer a imagem do Exército Brasileiro perante a Sociedade Brasileira.
Neste contexto, foram realizadas, entre setembro de 2015 e junho de 2016 as seguintes operações centralizadas pela DFPC:
- Op Rastilho (fiscalização de explosivos);
- Op Alta Pressão (controle do comércio de armas);
- Op Dínamo III (fiscalização de explosivos);
- Op Guardião I e II (desembaraço alfandegário de armas para eventos-testes do JO 2016);
- Op Rastilho II (fiscalização de explosivos);
- Op Azoto (fiscalização de químicos); e
- Op Dínamo IV (fiscalização de explosivos).
Todas essas operações permitiram a preparação e o emprego de mais de 100 equipes de fiscalização em todo o território nacional, executando mais de 2.000 ações de fiscalização de empresas com atividades reguladas pelo Sis FPC.
No ano de 2016 foram expedidas as seguintes Diretrizes de Planejamento Logístico, englobando as Op FPC para o corrente ano:
- Plano Nacional de Fiscalização de Produtos Controlados (DPOL 01 / 2016);
- Operações de Fiscalização de Explosivos e correlatos (DPOL 02 / 2016); e
- Desembaraço alfandegário de PCE – JO 2016 (DPOL 03/ 2016).
Foi, ainda, editado um Guia de Emprego de Tropa em Op FPC, destinado à capacitação da tropa empregada nessas operações.
Atrair, selecionar, capacitar e motivar os integrantes do SisFPC
As ações nesta área destinam-se, especialmente, a ampliar a dotação em pessoal no Sistema e o incremento de sua capacitação.
Além do aumento de cargos na DFPC e nos SFPC, com a consequente movimentação de pessoal para preenchê-los, foram adotadas medidas que visam à valorização dos integrantes do Sis FPC.
Neste sentido, foi implantada uma sistemática específica para a seleção, capacitação e controle dos integrantes do Sis FPC, a ser adotada pela DFPC e pelos SFPC.
Para a capacitação desses militares, a DFPC está disponibilizando estágios de capacitação a distância. O primeiro deles, destinado a Ch de divisão na DFPC, Cmt OM com encargos de FPC e Ch SFPC, foi conduzido, com aproveitamento, por 117 oficiais generais e oficiais superiores, de fevereiro a março de 2016. Em seguida, estão sendo disponibilizados estágios destinados aos integrantes do Sis FPC, de maneira a possibilitar que todos sejam devidamente capacitados para o cumprimento de suas missões.
Há propostas em análise que visam à valorização dos integrantes do Sistema, especialmente devido à multiplicidade de encargos típicos da FPC, o que exige grandes produtividade e competência de seu pessoal. Uma ação que se busca, neste sentido, é, sempre que possível, a dedicação exclusiva dos integrantes do Sis FPC às suas atividades.
Promover a melhoria contínua na gestão dos recursos financeiros
Foi introduzida uma sistemática para o Planejamento e Controle Orçamentário no Sis FPC, em consonância com o Contrato de Objetivos Logísticos do COLOG.
Neste aspecto, foram realizadas gestões junto ao EME e à DGO no sentido de que sejam revistos os tetos para Limite de Empenho dos recursos recolhidos como taxas e multas pelo SisFPC.
Desenvolver soluções de governança de TI que garantam a eficiência, eficácia e efetividade do SisFPC
Ferramenta básica para a transformação do Sis FPC, o novo sistema de TI foi idealizado pelo CDS, compreendendo módulos que automatizarão todos os processos internos ao sistema, incorporando os oito sistemas hoje em uso e permitindo uma série de novas funcionalidades.
- AÇÕES EM ESTUDO
Para o médio prazo, vislumbra-se uma série de ações que poderão ser implementadas, após novos estudos. Dentre elas, destacam-se:
– a inserção, no Plano Estratégico do Exército do projeto “Novo Sistema de Fiscalização de Produtos Controlados”, contemplando ações futuras de reorganização do Sis FPC;
– a inclusão da capacidade “Fiscalizar Produtos Controlados” no Banco de Capacidades do Exército;
– o aperfeiçoamento da base doutrinária relativa às Op FPC, com a criação de capítulo específico no manual de Operações;
– o fomento, junto à indústria de defesa e fabricantes de PCE, da criação de laboratórios de certificação dos materiais produzidos e dos processos de fabricação, de maneira a aumentar a garantia da qualidade oferecida por aquelas empresas, aos seus usuários;
– a criação da capacidade de investigação de acidentes com PCE, de maneira a aumentar a segurança oferecida à Sociedade;
– a expansão do sistema de TI planejado, de maneira a oferecer aos usuários civis funcionalidades que facilitem o controle de suas atividades (controle de atiradores, controle de estoques, rastreamento do transporte, etc); e
– garantia de orçamento específico e adequado para o Sis FPC.
- CONCLUSÃO
A DFPC e oSis FPC vivem um momento de profunda mudança, verdadeira transformação, que impactarão a forma com que cumpre sua nossa missão, com significativos ganhos de eficiência, eficácia e efetividade.
Esta transformação permitirá a implantação de uma nova governança para o Sis FPC, orientada por meio do Plano de Gestão da DFPC 2015 / 2016.
Embora nem todas as ações previstas no Plano já tenham sido concretizadas ou, mesmo, gerado os efeitos desejados, é possível vislumbrar-se que o planejamento elaborado pelo GT-PRODCON, ao ser executado, está permitindo a obtenção de resultados expressivos para o Sistema.
[1]Liderança refere-se ao conjunto de práticas de natureza humana ou comportamental que asseguram a existência das condições mínimas para o exercício da boa governança.
Estratégia envolve o relacionamento com partes interessadas, a definição e monitoramento de objetivos, indicadores e metas, bem como o alinhamento entre planos e operações de unidades e organizações envolvidas na sua execução.
Controle, por sua vez, abrange aspectos como transparência, prestação de contas e responsabilização.
[2]responsabilidade com ética; que remete à obrigação de membros de um órgão administrativo ou representativo de prestar contas a instâncias controladoras ou a seus representados.
Vídeo do CCOMSEX:
https://youtu.be/ogCxr_UT5R0?list=PLitz1J-q25kO94yWP5kY807eVYYwKa0LG
– Confira matéria publicada no jornal Correio Braziliense em 16/06/2016
http://www.dfpc.eb.mil.br/index.php/ultimas-noticias/243-materia-correio-braziliense
FONTE: http://www.dfpc.eb.mil.br/index.php/ultimas-noticias/238-uma-nova-governanca-para-o-sistema-de-fiscalizacao-de-produtos-controlados